Die Vorspeise verbrennt, der Lieferant kommt nicht, das Zelt fliegt bei Sturm fast davon — wer Events organisiert, kennt solche Momente. Doch Profis unterscheiden sich von Amateuren nicht dadurch, dass bei ihnen nichts schiefläuft. Sie unterscheiden sich dadurch, wie sie damit umgehen.

Wie gehen wir damit um?

1.Ruhe bewahren — auch wenn es innen tobt

Das klingt banal, ist aber entscheidend: Gäste spüren Panik. Wenn das Serviceteam hektisch durch den Saal läuft, flüstert, oder sichtbar gestresst wirkt, überträgt sich das auf die Stimmung. Der erste Schritt bei jedem Notfall ist immer gleich: Tief durchatmen, Informationen sammeln, dann handeln.

Tipp aus der Praxis

Wir bestimmt im Vorfeld eine einzige Ansprechperson für Krisen. Alle offenen Fragen laufen bei ihr zusammen — das verhindert Chaos-Kommunikation und widersprüchliche Entscheidungen.

 2. Technik-Desaster: Licht aus, Waffeleisen aus, Musik weg

Kurz vor dem Hauptgang fällt der Strom aus. Die Rede des Gastgebers fällt ins Dunkle. Das Mikrofon quietscht und stirbt. Solche Momente brauchen klare Zuständigkeiten.

Tipp aus der Praxis

Verantwortlichkeiten vorher klären: Wer hat ein Überblick über den Strom Elektriker an? Wer weiss wo der Sicherungskasten ist?

4. Schwierige Gäste und Konflikte am Tisch

Ein Gast ist unzufrieden und macht das lautstark deutlich. Oder es eskaliert ein Streit — was selten ist, aber passiert.

Tipp aus der Praxis

Nie öffentlich diskutieren: Die Person ruhig zur Seite bitten und das Gespräch unter vier Augen führen.Zuhören, bevor man erklärt — oft reicht schon das Gefühl, ernst genommen zu werden.Bei Allergien: sofort stoppen, Küche informieren, separates Gericht vorbereiten oder ehrlich kommunizieren, was sicher ist. Bei körperlichen Auseinandersetzungen: Sicherheitspersonal einschalten, nicht selbst deeskalieren.

„Ein Fehler ist keine Katastrophe. Eine Katastrophe ist, wenn man so tut, als wäre kein Fehler passiert."

5. Wetter und Location-Probleme

Open-Air-Events und das Wetter — eine schwierige Beziehung. Plötzlicher Regen, stürmischer Wind, brütende Hitze: All das kann ein perfekt geplantes Event auf den Kopf stellen.

Immer einen Wetterplan B einkalkulieren: Welche Indoor-Alternative gibt es? Wer informiert die Gäste?Zelte und Pavillons bei Wind sichern — bei Sturm lieber früher abbauen als riskieren.Bei extremer Hitze: Wasser priorisieren,  Sonnenschutz bereitstellen.

 KOMMUNIKATIONS-TIPP

Informiere Gäste bei Standortwechsel oder Verzögerungen frühzeitig per Ansage oder Aushang. Wer weiß, was passiert, ist geduldig. Wer im Dunkeln gelassen wird, wird unruhig.

6. Nach dem Event: Lessons Learned

Das Event ist vorbei — ob gerettet oder mit Blessuren überstanden. Jetzt kommt der wichtigste Schritt: die ehrliche Nachbereitung. Was lief schief? Warum? Was hätte man früher erkennen können?

• Direkt nach dem Event ein kurzes Team-Debriefing halten — Eindrücke verblassen schnell.Schriftlich festhalten, was nicht funktioniert hat und warum.Prozesse und Checklisten entsprechend anpassen.Positives nicht vergessen: Was hat das Team gut gemeistert?