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Jahresauftaktveranstaltung und Kick-off: Ideen fürs Team

Mit welchem Gefühl eure Leute ins neue Jahr gehen, entscheidet sich an einem Nachmittag im Januar. Ein guter Jahresauftakt erklärt die Ziele in einer halben Stunde und lässt den Rest des Tages den Menschen. Hier findet ihr Ideen für Jahresauftakt, Kick-off, Neujahrsempfang und die Betriebsfeier im Januar, dazu Fahrplan, Abläufe mit Uhrzeiten, Budget und Checkliste. Und das Essen: was im Januar drinnen funktioniert, auch ohne Küche am Standort.

Jahresauftakt, Kick-off, Neujahrsempfang: was ist was

Die Begriffe gehen durcheinander, gemeint ist fast immer ein Treffen am Jahresanfang. Der Unterschied liegt im Publikum.

• Jahresauftakt oder Jahresauftaktveranstaltung: die ganze Belegschaft oder ein Standort. Rückblick, Ziele, Ehrungen, danach der gesellige Teil.
• Kick-off-Veranstaltung: dasselbe Format für eine Einheit mit klarem Ziel, etwa den Vertrieb vor dem neuen Geschäftsjahr oder ein Team vor einem großen Projekt.
• Town Hall: die kurze Form am Standort. Eine Stunde mit der Geschäftsführung und offenen Fragen, danach ein Get-together, zusammen 90 Minuten bis zwei Stunden.
• Neujahrsempfang: lädt auch Kunden, Partner und Nachbarn ein. Weniger Strategie, mehr Händeschütteln.
• Nachgezogene Weihnachtsfeier: die Feier, für die im Dezember kein Termin frei war. Sie lässt sich gut mit dem Auftakt verbinden, mehr dazu bei der Weihnachtsfeier.
• Betriebsfeier im Januar: Wer den Auftakt ohne Bühne feiert, hat eine Betriebsfeier. Die Ideen unten passen für beides.

Das Kick-off-Meeting aus dem Projektmanagement ist etwas anderes: der erste Termin eines Projektteams mit Agenda und Rollen. Um den geht es hier nicht.

Wann feiern, wann planen: der Fahrplan

Gute Fenster sind die zweite bis vierte Kalenderwoche, solange der Jahresstart noch frisch ist, und der März bis zu den Osterferien. Die beginnen 2027 in vielen Bundesländern schon am 22. März, das März-Fenster ist also kurz. Prüft vorher, was dazwischenkommt: Messewochen in eurer Stadt und eure eigenen Messeauftritte, Karneval, Fastnacht und Fasching (2027 vom 4. bis 9. Februar, in Bayern mit Ferienwoche) und der Jahresabschluss in Buchhaltung und Vertrieb.

Bei einem Termin im Januar legt Anmeldeschluss und Erinnerung nicht zwischen die Jahre, da liest kaum jemand Mails. Und in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt ist der 6. Januar Feiertag. Am eigenen Standort geht es schneller, weil Location und Hotelzimmer wegfallen. Dann reicht die Einladung drei bis vier Wochen vorher.

Ideen für eure Jahresauftaktveranstaltung

Die Ideen sind nach Aufwand gemischt. Bei jeder steht, für wie viele Leute sie passt und ob ihr dafür vor die Tür müsst.

Der Jahresrückblick als Film

Jede Größe · Aufwand gering · drinnen

Sammelt im Dezember von jedem Team drei Handyfotos aus dem Jahr: die Baustelle, der neue Kunde, der Abend nach dem Umzug. Daraus wird ein Film von drei Minuten mit Musik. Er zeigt mehr vom Jahr als jede Umsatzkurve, und alle suchen sich darin selbst.

Fragen vorab, Antworten auf der Bühne

Jede Größe · Aufwand gering · drinnen, auch hybrid

Eine Woche vorher reichen alle anonym Fragen ein, per Formular oder über eine Box in der Kantine. Die Geschäftsführung beantwortet die zehn häufigsten, auch die unbequemen. Zwanzig Minuten, und die Kaffeeküche hat ihre Antworten.

Marktplatz der Abteilungen

50 bis 1.000 Gäste · Aufwand mittel · Foyer, Halle, Kantine

Jede Abteilung bekommt einen Stehtisch und zeigt in fünf Minuten, woran sie dieses Jahr arbeitet. Die Gäste ziehen in kleinen Gruppen von Tisch zu Tisch. Der Vertrieb lernt die Logistik kennen, und niemand sitzt 40 Minuten still.

Ehrungen mit Geschichte

Jede Größe · Aufwand gering · drinnen

Kollegen nominieren Kollegen und schreiben zwei Sätze dazu. Vorgelesen wird die Begründung, nicht nur der Name. Für Dienstjubiläen reicht ein Foto vom ersten Arbeitstag auf der Leinwand.

Ein Jahresmotto, das man sieht

Jede Größe · Aufwand gering · überall

Ein Satz fürs Jahr, im Dezember abgestimmt. Er steht auf der Einladung, auf der Bühne, auf den Namensschildern und auf den Tischaufstellern. Wer ihn am Abend fünfmal gelesen hat, kann ihn im März noch aufsagen.

Das Jahresfoto

Ab 100 Gästen · Aufwand gering · Halle oder Hof

Alle auf ein Bild, fotografiert von der Hebebühne, einer Leiter oder dem Balkon im ersten Stock. Kostet zehn Minuten und hängt danach in jedem Büro. Ihr braucht einen Fotografen mit lauter Stimme.

Die Neuen erzählen

Jede Größe · Aufwand gering · drinnen

Drei Kollegen, die im letzten Jahr angefangen haben, erzählen je drei Minuten, was gut läuft und was sie gewundert hat. Ehrlicher wird die Bestandsaufnahme an diesem Tag nicht.

Teamevent-Ideen für den Winter

• Quiz zur Firmengeschichte (20 bis 500 Gäste · gering · drinnen, auch hybrid): Jeder Tisch ist ein Team, die Fragen stammen aus alten Fotos, Katalogen und Anekdoten der Dienstältesten. Mischt die Tische über die Abteilungen.
• Eisstockschießen (10 bis 100 Gäste · mittel · draußen oder Eishalle): Mannschaften zu viert, Regeln in fünf Minuten erklärt, niemand muss sportlich sein. Bei Tauwetter bleibt nur die Halle, also früh buchen.
• Escape Room (4 bis 6 Gäste je Raum · mittel · drinnen): Eine Stunde, ein Rätsel. Mobile Rätselspiele kommen in Kisten ins Haus, dann spielen viele Teams gleichzeitig in euren Besprechungsräumen.

Hüttenabend in der eigenen Halle

Ab 100 Gästen · Aufwand mittel · drinnen, wetterfest

Bierbänke, Lichterketten, Felle auf den Bänken, Après-Ski-Musik, dazu Currywurst und frische Waffeln. Die Lagerhalle oder Kantine wird für einen Abend zur Skihütte, und niemand steht im Schnee.

Kick-off-Veranstaltung: Ideen fürs Vertriebs- und Projektjahr

Ein Kick-off hat ein Ziel, das am Ende jeder kennen soll. Drei Ideen, die es greifbar machen:

• Die Kundenstimme (jede Größe · gering): Ein Kunde erzählt zehn Minuten, warum er bei euch kauft und was ihn stört. Live auf der Bühne oder als Video.
• Die Quartalswette (jede Größe · gering): Das Team wettet mit der Geschäftsführung auf das Ziel fürs erste Quartal. Verliert die Geschäftsführung, steht sie beim Sommerfest selbst am Waffeleisen.
• Die Pitch-Runde (30 bis 300 Gäste · mittel): Fünf Teams stellen in je drei Minuten ein Vorhaben fürs Jahr vor, der Saal stimmt per Handy ab. Das Siegerteam bekommt Budget und einen Paten aus der Geschäftsleitung.

Neujahrsempfang in der Firma: Ideen für Kunden und Team

Ein Neujahrsempfang zeigt euer Haus von innen. Zwei Ideen dafür:

• Ein Ort, zwei Runden: Morgens die Belegschaft, nachmittags Kunden und Partner, im selben Showroom, Lager oder Foyer. Bühne, Technik und Essen baut ihr nur einmal auf.
• Der Rundgang: Kleine Gruppen gehen mit einem Kollegen durch Werkstatt, Lager oder Labor und sehen, was sonst hinter der Tür bleibt.

Die Rede bleibt beim Empfang bei fünf bis zehn Minuten: Dank, ein Blick zurück, ein Blick nach vorn, dann das Glas heben.

Das Essen als Programmpunkt

Beim Jahresauftakt ist das Essen der Teil, in dem das Programm weiterwirkt. Hier reden Vertrieb und Lager zum ersten Mal an diesem Tag miteinander, hier wird die Rede der Geschäftsführung besprochen. Plant es deshalb so sorgfältig wie die Bühne.

Stationen bringen die Abteilungen ins Gespräch

Ein Buffet mit festen Tischen sortiert die Leute nach Abteilung. Mehrere Stationen an verschiedenen Stellen im Raum bringen Bewegung: Man schaut zu, wie der Burger entsteht, und redet mit dem, der daneben steht. Wer sich seine Waffel mit Himbeermus, Kinder Bueno White oder Glitzerschnee zusammenstellt, hat dem Nachbarn sofort etwas zu erzählen. Und verteilte Stationen ersparen euch die eine lange Schlange nach der Rede.

Drinnen im Januar, auch ohne Küche

Im Januar feiert ihr im Foyer, in der Kantine, in der Werkshalle oder im Showroom. Eine Küche gibt es dort selten, mit Gas wird es drinnen kompliziert, und ein Foodtruck braucht einen Stellplatz draußen. Bei CateringLovers kochen die Live-Cooking-Stationen deshalb mit Strom: Je Station reichen zwei Steckdosen, jede mit eigener Sicherung. Frisch- und Abwasser reisen im Kanister mit, einen Wasseranschluss braucht ihr nicht. Die Stationen sind 88 cm tief und passen durch fast jede Innentür und in die meisten Aufzüge, also meist auch in den dritten Stock. Große Events planen wir vorab mit euch, für mehrere tausend Gäste gibt es eine eigene Seite zu Großveranstaltungen. Eine Stunde nach Ende ist alles abgebaut und besenrein, und am nächsten Morgen ist die Kantine wieder Kantine.

Was im Winter trägt, mit und ohne Alkohol

Im Januar will man etwas Warmes: Currywurst, Premium Smashed Burger, CornDogs, für Leichteres eine Rice-Bowl. Danach Belgische Waffeln frisch vom Eisen oder Crêpes. Bei den Getränken gehört eine Null-Prozent-Bar dazu. Im Januar 2024 wurde im Lebensmitteleinzelhandel 32 % weniger Alkohol gekauft als im Durchschnitt des Jahres 2023. Das Statistische Bundesamt nennt Aktionen wie den Dry January als einen möglichen Grund. Mocktails, Smoothies und Homemade Lemonade stehen deshalb gleichberechtigt neben Bier, Wein und Sekt, und wer im Januar verzichtet, stößt nicht mit Wasser an. Alle zwölf Konzepte seht ihr unter Konzepte.

Schichten und mehrere Standorte

Im Schichtbetrieb feiert nie die ganze Belegschaft gleichzeitig. Lasst die Station über den Schichtwechsel laufen, dann bekommen Früh- und Spätschicht beide etwas ab. Bei mehreren Standorten hilft derselbe Ablauf mit derselben Station an jedem Ort, damit sich keiner als Anhängsel fühlt. Nacheinander an mehreren Orten ist das organisatorisch eine kleine Roadshow.

Branding an der Station

Die Station steht mitten unter euren Gästen und ist auf jedem Foto vom Tag. Individuelles Branding möglich: Sagt uns bei der Anfrage, was ihr euch vorstellt.

Beispielabläufe für Jahresauftakt und Kick-off

Jahresauftakt am eigenen Standort: ein halber Tag für 300 Mitarbeiter

In Foyer und Kantine, ohne externe Location:

Der offizielle Teil dauert 75 Minuten. Gegessen wird direkt danach, solange die Rede noch Gesprächsstoff ist.

Ablauf einer Kick-off-Veranstaltung: ein Tag für 120 Leute im Vertrieb

Als Town Hall reichen 90 Minuten bis zwei Stunden: Rede, Fragen, Essen. Nach einer Tagung im Hotel läuft dieselbe Folge ab dem frühen Abend, am besten in einem anderen Raum.

Einladung und Rede

Die Einladung kommt von der Geschäftsführung. Hinein gehören Datum, Beginn und Ende, Ort mit Anfahrt, das Programm in drei Zeilen, ob Begleitung erwünscht ist, der Anmeldeschluss und die Frage nach Unverträglichkeiten. Ein Mustertext:

Liebes Team, das Jahr ist jung, und wir wollen es gemeinsam anfangen. Am [Datum] ab [Uhrzeit] schauen wir in [Ort] zurück auf das, was ihr geschafft habt, und nach vorn auf das, was wir vorhaben. Danach wird gegessen, getrunken und geredet. Bitte meldet euch bis [Datum] an und sagt uns, was ihr nicht essen könnt oder wollt. Wir freuen uns auf euch.

Die Rede der Geschäftsführung dauert beim Jahresauftakt höchstens 30 Minuten. Drei Botschaften reichen, alles Weitere passt in die Fragerunde.

Budget und Steuer

Plant das Budget in Blöcken: Location und Technik, Programm und Redner, Essen und Getränke, Anreise und Hotel, Foto und Film. Am eigenen Standort bleibt mehr für Programm und Essen.

Der gesellige Teil kann als Betriebsveranstaltung zählen, wenn er allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Dann bleiben bis zu 110 € je teilnehmendem Mitarbeiter und Veranstaltung steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Eingerechnet werden alle Kosten einschließlich Umsatzsteuer, auch Raum und Technik, soweit sie auf den geselligen Teil entfallen, und was auf eine Begleitperson entfällt, zählt beim Mitarbeiter mit (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Feiert ihr im selben Jahr auch Sommerfest und Weihnachtsfeier, kommt der Auftakt als dritte Veranstaltung dazu. Der Freibetrag gilt dann für zwei davon, und welche das sind, entscheidet ihr (Handelskammer Hamburg). Die Einzelheiten klärt ihr mit eurer Lohnbuchhaltung.

Checkliste für den Jahresauftakt

• Ziel in einem Satz: Was sollen alle danach wissen?
• Termin gegen Messen, Karneval, Ferien, Jahresabschluss und Schichtplan geprüft
• Budget je Block geplant, Freibetrag mit der Lohnbuchhaltung geklärt
• Location gebucht oder eigener Standort geprüft: Fläche, Strom, Wege, Aufzug
• Save the Date und Einladung mit Anmeldeschluss verschickt
• Fragen für die offene Runde gesammelt
• Stream für alle, die nicht vor Ort sind; ihre Fragen kommen über dasselbe Formular
• Ablauf mit Uhrzeiten, Reden zusammen höchstens 30 Minuten
• Essen direkt nach dem offiziellen Teil, Getränke mit und ohne Alkohol
• Unverträglichkeiten und vegetarische Wünsche erfasst
• Ablaufplan an alle Beteiligten, eine Person hält die Zeit
• Eine Woche danach drei kurze Fragen an alle, etwa: Was nehmt ihr mit?